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7 dicas de ouro para otimizar e economizar com sistemas de folha de pagamento na sua empresa!

Internalizar a gestão de folha de pagamento pode ser uma boa razão para ter dor de cabeça, é isso mesmo que você está lendo, tratar esse assunto tão importante e delicado por não especialistas pode te trazer muita dor de cabeça, por isso é importante sempre manter mapeado os principais pontos críticos e se atualizar sobre as principais práticas de mercado.


Olhando para a realidade das PMEs, o cenário pode ser ainda mais delicado, deslizes básicos como não utilizar um software adequado, ou centralizar muitas funções em poucos colaboradores, podem representar um risco enorme, e altos passivos para sua empresa.


Mesmo assim queremos te ajudar e, listamos abaixo algumas dicas eficientes de como você pode otimizar o sistema de folha de pagamento da empresa. Veja abaixo:


1. Cronograma bem definido sobre datas a serem cumpridas


Muitas empresas optam por diferentes programações de pagamento. Essa prática pode ser vantajosa para alguns funcionários de forma pontual, mas num contexto mais amplo, pode levar a equipe de operação a cometer equívocos e investir muito tempo em correções.


Um mecanismo interessante para solucionar isso seria a definição de uma ou duas datas certas durante o mês para realizar todos os pagamentos, organizando o cronograma, operando com a equipe mais focada e tornando o processo naturalmente mais eficiente.


2. Faça a automatização de pagamentos


O cotidiano pode tomar muita energia na busca por soluções em diversos aspectos dentro do ambiente de trabalho. Por isso, investir em tecnologia permite que os processos sejam automatizados de forma segura, rápida e eficaz.


A automatização de pagamentos apoia o setor financeiro da empresa a ser mais organizado, com pouco espaço para surpresas negativas, e principalmente, operando com a segurança que todos os documentos lançados serão pagos e recebidos no dia correspondente.


3. Simplifique seu sistema de folha de pagamento


Contar com um software ou com parceiros como a EcarPay que fazem BPO de gestão da folha de pagamento é uma estratégia fundamental para otimizar os processos. Porém é importante ficar atento pois o mercado conta com diversas soluções de naturezas diferentes com esse mesmo objetivo.


Para navegar neste cenário complexo, vale levar em conta os pontos de melhoria da sua atual operação, buscando por parceiros e tecnologias que deem soluções comprováveis de melhoria. Procure parceiros, faça pilotos e veja como isso pode ajudar sua empresa.



4. Tenha um sistema sempre atualizado


Após a escolha do melhor sistema para apoiar nesta demanda fundamental, é importante manter o software devidamente atualizado para garantir o melhor funcionamento, e principalmente, a adequação com normas vigentes sensíveis para sua empresa.


Sabemos que com a modernização da área, o setor de RH pode ter uma diminuição significativa no tempo gasto nessas tarefas com ganho importante de qualidade nos registros, nos cálculos e nos pagamentos dos salários e benefícios dos colaboradores.


Porém, é importante termos clareza: um programa de computador sozinho não vai resolver tudo. É preciso também ter estratégias para que o seu uso correto realmente resulte em melhorias, e para isso, sua empresa pode contar com o apoio da EcarPay.



5. Sistema atualizado, mente atualizada


Além da necessidade de manter seu software devidamente atualizado, é super importante alimentar na sua equipe de RH a vontade de se capacitar continuamente para garantir um time com profissionais capacitados para trabalhar de forma otimizada. As tecnologias do momento, serviços disponíveis e as normas e regulamentações exigem que os profissionais estejam sempre antenados e em constante evolução dos seus conhecimentos.


Vale reforçar o papel do gestor de RH. Está em constante atualização e, em muitos aspectos, evoluindo junto com as tecnologias desenvolvidas exclusivamente para atender a demanda dos profissionais do setor e contribuir para a estratégia e inteligência do negócio.


6. Realize backups periódicos


Voltando para questões do cotidiano, é fundamental manter as cópias de todos os arquivos gerados pela empresa, preferencialmente de forma digitalizada e periódica.


Neste aspecto, o cenário é positivo já que muitos softwares contam com essa funcionalidade de forma automatizada, ou seja, nenhum colaborador precisa ficar encarregado para isso, facilitando ainda mais o dia a dia da organização.


7. Padronize os cargos e salários


Pode parecer um tema fora do assunto desta publicação, mas acredite, esta padronização tem impacto positivo direto na otimização do funcionamento do sistema de folha de pagamento da sua empresa. Além da questão operacional, aqui vão mais alguns motivos para olhar para este cenário:


- Os funcionários têm maior visibilidade do próprio crescimento dentro da organização;

- Torna o sistema salarial mais equilibrado;

- Agiliza a operação financeira, admissões e desligamentos de maneira mais agilizada;

- Retém e atrai novos talentos para somar esforços e alcançar objetivos maiores dentro da empresa.


Como um profissional de gestão de folha de pagamento, o seu trabalho exige que você facilite a execução de tarefas por meio de processos mais otimizados. Por isso, seguir essas dicas será importante para minimizar a carga de trabalho e deixar os processos mais enxutos e confiáveis.


A EcarPay pode facilitar bastante toda essa jornada para sua empresa e transformar sua folha de pagamento em algo simples e fácil de gerenciar e ainda mitigar os riscos deste processo. Fala com a gente e te contamos como fazer isso!

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