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Como preparar minha empresa para a gestão de documentos?

Se você está pensando em implementar a gestão de documentos em sua empresa, é importante saber que passos tomar e de que recursos você precisará. Você pode decompor o processo de implementação em três etapas.


Você pode decompor o processo de implementação em três etapas.


Criar um plano de comunicação.


Um plano de comunicação é essencial para qualquer projeto de sucesso, mas é especialmente importante para implementações de gerenciamento de documentos porque é necessário compartilhar informações com funcionários que podem não estar familiarizados com o novo sistema. A melhor maneira de evitar confusão e frustração é fornecer diretrizes claras sobre como eles podem obter ajuda de você ou de seus colegas de trabalho se tiverem dúvidas sobre onde algo deve ir no sistema, quanto tempo levará até que os documentos estejam acessíveis após terem sido carregados no sistema, etc.


Para começar, você deve criar um plano de comunicação. Um bom plano de comunicação ajudará a garantir que todos em sua equipe tenham as informações necessárias para concluir seus trabalhos de forma eficaz.


Para que isso aconteça, você vai querer ter certeza de que seus funcionários compreendem que tipo de informação precisa ser compartilhada dentro da empresa e quando ela precisa ser compartilhada por eles. Isto pode ser feito através de boletins eletrônicos ou reuniões onde as pessoas são encorajadas a fazer perguntas sobre suas funções em relação a outros departamentos dentro da empresa.


Constituir uma equipe de projeto.


A equipe do projeto deve ser composta por pessoas de diferentes departamentos, incluindo TI (tecnologia da informação), RH e DP (pessoal). A equipe também deve ter um gerente de projeto que supervisionará todo o processo. O plano de comunicação é especialmente importante aqui porque todos precisam saber qual é seu papel e como podem contribuir para o sucesso de sua iniciativa de gerenciamento de documentos.



  • Criar um plano de comunicação.

  • Formar uma equipe de projeto.

  • Prepare sua infra-estrutura.


Estas são apenas algumas das coisas que você terá que fazer para implementar com sucesso a gestão de documentos em sua empresa.


Para implementar com sucesso a gestão de documentos em sua empresa, é preciso primeiro criar um plano de comunicação. Isto o ajudará a comunicar a todos os membros da equipe e manter todos informados sobre o que está acontecendo.


Em seguida, forme uma equipe de projeto que tenha representantes de todos os departamentos envolvidos no processo de implementação do gerenciamento de documentos dentro de sua organização. Isso permitirá que eles tenham informações sobre como isso é feito e garantir que possam tirar proveito de seus benefícios o mais rápido possível.


Você também precisa de infraestrutura preparada antes de iniciar qualquer outra coisa; isto inclui ter computadores prontos com software instalado neles para que as pessoas possam trabalhar imediatamente assim que os documentos forem digitalizados no sistema (em vez de esperar pelo envio). Você também vai querer cabos ou conexões sem fio configurados para que todos possam acessar seus arquivos de qualquer lugar a qualquer momento - desta forma não haverá atrasos quando alguém precisar de algo urgentemente! Uma vez que estas coisas sejam tomadas, tudo o resto se encaixa bem depois :)


Esperamos que este artigo lhe tenha proporcionado alguma visão de como preparar sua empresa para a gestão de documentos. A boa notícia é que não precisa ser uma tarefa assustadora; há muitas ferramentas lá fora para ajudar! O mais importante é começar com o pé direito, criando um plano e formando uma equipe de projeto. A partir daí, será muito mais fácil para todos os envolvidos no processo - inclusive você mesmo - avançar com confiança em direção à conclusão.


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